Archiwum — ubezpieczenie OC i ochrona zbiorów (PKD 91.01.B)

Archiwum – charakterystyka działalności

Kod PKD 91.01.B obejmuje działalność archiwów – gromadzenie, przechowywanie, zabezpieczanie, opracowywanie i udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji, prowadzenie archiwów państwowych, zakładowych i społecznych, a także usługowe przechowywanie dokumentacji na zlecenie. Archiwum przechowuje i zabezpiecza zbiory oraz dokumentację, często o charakterze unikatowym lub zawierającą dane osobowe, odpowiadając za ich ochronę i poufność. Odbiorcami są instytucje, firmy i osoby korzystające z zasobów archiwalnych.

Profil ryzyka jest zdominowany przez ochronę przechowywanych zbiorów i poufność. Wyznaczają go: ochrona zbiorów archiwalnych (materiały – często unikatowe i nieodtwarzalne – narażone na pożar, zalanie, wilgoć, kradzież i zniszczenie); poufność i dane (dokumentacja zawiera dane osobowe i informacje wrażliwe – RODO – a jej utrata lub ujawnienie rodzą odpowiedzialność); odpowiedzialność za przechowywaną dokumentację powierzoną (przy usługowym przechowywaniu na zlecenie); oraz odpowiedzialność za obiekt. To ochrona zbiorów oraz poufność i dane stanowią rdzeń ryzyka.

Wyzwania i zagrożenia w tej działalności

Pierwsza grupa ryzyk to ochrona zbiorów archiwalnych. Materiały archiwalne – często unikatowe i nieodtwarzalne – są narażone na pożar, zalanie, wilgoć, kradzież i zniszczenie, a ich utrata bywa nieodwracalna.

Druga grupa to poufność i dane. Dokumentacja zawiera dane osobowe i informacje wrażliwe; ich utrata, ujawnienie lub wyciek rodzą odpowiedzialność (RODO) i mogą wyrządzić szkodę osobom, których dane dotyczą.

Trzecia grupa to dokumentacja powierzona i obiekt. Przy usługowym przechowywaniu archiwum odpowiada za dokumentację powierzoną przez klientów; do tego dochodzą ryzyka obiektu (magazyny, warunki przechowywania).

Ubezpieczenia wymagane przez prawo

Działalność archiwów nie jest objęta klasycznym obowiązkowym ubezpieczeniem OC. Istotne pozostają przepisy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, o ochronie danych (RODO) oraz zasady odpowiedzialności cywilnej i kontraktowej – zwłaszcza za dokumentację powierzoną. Korzystanie z pojazdów wiąże się z obowiązkowym OC komunikacyjnym, a zatrudnianie pracowników – z obowiązkami z zakresu prawa pracy.

Realnym zabezpieczeniem finansowym pozostają ubezpieczenia dobrowolne dopasowane do profilu: ubezpieczenie mienia i zbiorów (w tym dokumentacji powierzonej) od zdarzeń losowych i kradzieży, OC działalności obejmujące odpowiedzialność za powierzoną dokumentację oraz ubezpieczenie cyber (dane i dokumentacja).

Najważniejsze ryzyka i rola ubezpieczenia OC

Ochrona łączy ubezpieczenie mienia i zbiorów z OC działalności i ubezpieczeniem cyber. Przykłady: pożar, zalanie lub wilgoć niszczą zbiory archiwalne – reaguje ubezpieczenie mienia i zbiorów; utrata lub zniszczenie dokumentacji powierzonej przez klienta – reaguje OC za dokumentację powierzoną; ujawnienie lub wyciek danych z dokumentacji – reagują OC i ubezpieczenie cyber; kradzież materiałów – reaguje ubezpieczenie od kradzieży. Bez tych ubezpieczeń skutki utraty zbiorów i naruszeń danych obciążałyby wyłącznie archiwum.

Ponieważ archiwum przechowuje często unikatowe zbiory i wrażliwą dokumentację, kluczowe jest połączenie ochrony zbiorów (w tym powierzonych) z OC i ubezpieczeniem cyber.

Jak dobrać zakres i sumę ubezpieczenia

Najważniejsze jest ubezpieczenie mienia i zbiorów (w tym dokumentacji powierzonej) od zdarzeń losowych i kradzieży oraz OC działalności obejmujące odpowiedzialność za powierzoną dokumentację, uzupełnione o ubezpieczenie cyber. Sumę należy dopasować do wartości i znaczenia zbiorów oraz skali przechowywanej dokumentacji, a zakres – do warunków przechowywania (przeciwpożarowych, przeciwzalaniowych). Warto zadbać o zabezpieczenia i ochronę danych.

Zakres warto weryfikować przy przyjmowaniu dokumentacji o dużej wartości lub wrażliwości i rozbudowie magazynów.

Na co uważać w warunkach polisy

Pierwszą pułapką jest brak ochrony dokumentacji powierzonej klientów. Drugą jest niedoszacowanie znaczenia zbiorów i pominięcie ochrony danych (cyber). Trzecią sprawą są zabezpieczenia przeciwpożarowe i przeciwzalaniowe wymagane przez ubezpieczyciela, warunki przechowywania, limity i franszyzy. Przed zawarciem umowy warto omówić scenariusze pożaru lub zalania zbiorów oraz wycieku danych z dokumentacji.

Najczęstsze błędy przedsiębiorców w tej branży

Pierwszy błąd to brak ochrony dokumentacji powierzonej przez klientów.

Drugi błąd to niedoszacowanie znaczenia zbiorów i ryzyka ich nieodwracalnej utraty.

Trzeci błąd to pominięcie poufności i ochrony danych z dokumentacji (cyber, RODO).

Czwarty błąd to lekceważenie zabezpieczeń przeciwpożarowych i warunków przechowywania.

Podsumowanie

Działalność archiwów (PKD 91.01.B) to przechowywanie i zabezpieczanie zbiorów oraz dokumentacji, w której rdzeniem ryzyka są ochrona często unikatowych zbiorów, poufność i dane oraz odpowiedzialność za dokumentację powierzoną. Fundamentem bezpieczeństwa jest ubezpieczenie mienia i zbiorów (w tym powierzonych) połączone z OC działalności i ubezpieczeniem cyber, z sumą i zakresem dopasowanymi do wartości zbiorów i warunków przechowywania. Dopasowanie zakresu do charakteru archiwum pozwala prowadzić je z realnym zabezpieczeniem. Więcej o ubezpieczeniach dla firm znajdziesz na insureo.pl.