Organizacja targów, wystaw i kongresów — ubezpieczenie OC (PKD 82.30.Z)

Organizacja targów, wystaw i kongresów – charakterystyka działalności

Kod PKD 82.30.Z obejmuje działalność związaną z organizacją targów, wystaw i kongresów – kompleksową organizację wydarzeń biznesowych i branżowych, konferencji, kongresów, targów i wystaw, obsługę uczestników i wystawców, aranżację przestrzeni i stoisk, koordynację podwykonawców oraz zapewnienie przebiegu wydarzenia. Organizator odpowiada za przygotowanie i przebieg wydarzenia gromadzącego uczestników, wystawców i gości. Odbiorcami są firmy, instytucje, wystawcy i uczestnicy.

Profil ryzyka jest właściwy dla organizacji wydarzeń gromadzących wiele osób. Wyznaczają go: odpowiedzialność za bezpieczeństwo uczestników (zdarzenia podczas wydarzenia – wypadki, upadki, szkody osobowe gości, wystawców i uczestników – rodzą odpowiedzialność organizatora); odpowiedzialność za organizację i podwykonawców (błędy w organizacji, wady infrastruktury, działania podwykonawców mogą wywołać szkody); ryzyko odwołania lub przerwania wydarzenia (koszty i roszczenia przy odwołaniu z przyczyn losowych); oraz majątek i mienie na wydarzeniu. To odpowiedzialność za bezpieczeństwo i organizację wydarzenia stanowi rdzeń ryzyka.

Wyzwania i zagrożenia w tej działalności

Pierwsza grupa ryzyk to bezpieczeństwo uczestników. Wydarzenia gromadzą wiele osób; wypadki, upadki, szkody osobowe gości, wystawców i uczestników oraz zdarzenia na terenie wydarzenia rodzą odpowiedzialność organizatora.

Druga grupa to organizacja i podwykonawcy. Błędy w organizacji, wady zabudowy i infrastruktury (stoiska, sceny, instalacje) oraz działania licznych podwykonawców mogą wywołać szkody i spory.

Trzecia grupa to odwołanie wydarzenia i majątek. Odwołanie lub przerwanie wydarzenia z przyczyn losowych rodzi koszty i roszczenia; do tego dochodzi mienie (wyposażenie, sprzęt) narażone na uszkodzenie i kradzież.

Ubezpieczenia wymagane przez prawo

Organizacja targów, wystaw i kongresów nie ma z reguły odrębnego, powszechnego obowiązkowego OC (dla niektórych imprez masowych mogą obowiązywać szczególne wymogi ubezpieczeniowe wynikające z przepisów o bezpieczeństwie imprez masowych). Istotne pozostają zasady odpowiedzialności cywilnej za bezpieczeństwo uczestników i za organizację, przepisy o bezpieczeństwie imprez oraz odpowiedzialność kontraktowa. Zatrudnianie pracowników wiąże się z obowiązkami z zakresu prawa pracy.

Realnym zabezpieczeniem finansowym są ubezpieczenia dobrowolne (a przy imprezach masowych – wymagane): OC organizatora obejmujące szkody osobowe i rzeczowe uczestników i osób trzecich, ubezpieczenie od odwołania/przerwania wydarzenia oraz ubezpieczenie mienia i sprzętu wykorzystywanego na wydarzeniu.

Najważniejsze ryzyka i rola ubezpieczenia OC

Ochrona łączy OC organizatora z ubezpieczeniem odwołania i mienia. Przykłady: uczestnik doznaje urazu podczas wydarzenia (np. upadek, wypadek na stoisku) – reaguje OC organizatora; wada zabudowy lub działanie podwykonawcy powoduje szkodę – reaguje OC; wydarzenie zostaje odwołane z przyczyn losowych – reaguje ubezpieczenie od odwołania (koszty i utracone wpływy w objętym zakresie); uszkodzenie lub kradzież sprzętu – reaguje ubezpieczenie mienia. Bez tych ubezpieczeń skutki szkód i odwołania obciążałyby wyłącznie organizatora.

Ponieważ organizator odpowiada za bezpieczeństwo wielu uczestników i za przebieg wydarzenia, kluczowe jest OC organizatora o odpowiedniej sumie, uzupełnione o ochronę na wypadek odwołania i ochronę mienia.

Jak dobrać zakres i sumę ubezpieczenia

Najważniejsze jest OC organizatora obejmujące szkody osobowe i rzeczowe uczestników oraz osób trzecich, o sumie dopasowanej do skali wydarzenia i liczby uczestników. Warto dodać ubezpieczenie od odwołania/przerwania wydarzenia oraz ubezpieczenie mienia i sprzętu, a także zadbać o objęcie odpowiedzialności za podwykonawców i o zgodność z wymogami dla imprez masowych. Zakres należy dostosować do rodzaju i skali organizowanych wydarzeń.

Zakres i sumy warto weryfikować przy większych wydarzeniach, imprezach masowych i wydarzeniach o podwyższonym ryzyku.

Na co uważać w warunkach polisy

Pierwszą pułapką jest zbyt niska suma OC wobec skali wydarzenia i liczby uczestników. Drugą jest pominięcie ubezpieczenia od odwołania oraz odpowiedzialności za podwykonawców. Trzecią sprawą są wymogi dla imprez masowych, ochrona mienia, koszty obrony prawnej, limity i franszyzy. Przed zawarciem umowy warto omówić scenariusze wypadku uczestnika i odwołania wydarzenia.

Najczęstsze błędy przedsiębiorców w tej branży

Pierwszy błąd to zbyt niska suma OC wobec skali wydarzenia i liczby uczestników.

Drugi błąd to pominięcie ubezpieczenia od odwołania lub przerwania wydarzenia.

Trzeci błąd to brak objęcia odpowiedzialności za podwykonawców i wady zabudowy.

Czwarty błąd to lekceważenie wymogów ubezpieczeniowych dla imprez masowych.

Podsumowanie

Działalność związana z organizacją targów, wystaw i kongresów (PKD 82.30.Z) to przygotowanie i prowadzenie wydarzeń gromadzących wielu uczestników, w której rdzeniem ryzyka są odpowiedzialność za bezpieczeństwo uczestników, organizację i podwykonawców oraz ryzyko odwołania. Fundamentem bezpieczeństwa jest OC organizatora o odpowiedniej sumie, uzupełnione o ubezpieczenie od odwołania wydarzenia i ochronę mienia. Dopasowanie zakresu do skali i rodzaju wydarzeń pozwala prowadzić działalność eventową z realnym zabezpieczeniem. Więcej o ubezpieczeniach dla firm znajdziesz na insureo.pl.